企業(yè)制度制訂的過程，是總結(jié)歷史、固化知識、借鑒外部先進經(jīng)驗的過程，是探索管理方法，提高企業(yè)管理水平的過程。因此，企業(yè)管理制度的制定，不是依據(jù)某個人的管理意向進行編纂的過程，而是領導與員工齊心協(xié)力、反復研究、達成共識的過程，是從實踐中來，到實踐中去，發(fā)動員工進行自我教育、參與企業(yè)民主管理、不斷提高自身素質(zhì)的過程。
一、制度的編寫要求
作為企業(yè)管理的基礎性文件，制度的編寫有其特定的要求，主要體現(xiàn)在以下五個方面：
（1） 形式規(guī)范，清晰易讀，表意清楚。
從形式方面，制度的行文形式必須規(guī)范，使得使用者簡單易讀，在制度的意圖表達方面，必須清晰，能夠使讀者立刻明白，制度要求什么如何做，誰來做，而沒有疑義。
（2） 開門見山，文字準確，語言簡練。
從敘述風格上，制度文本應當充分考慮閱讀者的接受和理解能力，簡潔明了，不繞彎子，不用晦澀難懂的言語， 可能的話，篇幅應盡量短。制度的文字要準確、規(guī)范、嚴格，避免采用修飾性的、語義模糊的語句。關(guān)鍵詞要符合企業(yè)的業(yè)務特點、適用習慣和國家有關(guān)規(guī)定。
（3） 邏輯嚴密，考慮周全，不留死角。
從行文邏輯上，制度文本的邏輯應當嚴密，不應存在前后重復、邏輯顛倒的情況，同時，在對工作內(nèi)容與工作流程進行描述的時候，要求盡量考慮周全，做到“橫向到邊，縱向到底”，盡量將所有可能的情況考慮清楚，給出明確的處理方案。
（4） 主體明確，流程合理，權(quán)責清晰。
從可操作性方面，必須對事項的執(zhí)行主體作出明確規(guī)定，并明確制度執(zhí)行各環(huán)節(jié)主體的權(quán)責，必須就事項的流程進行清晰的界定，既要考慮工作效率，又要考慮有效控制，同時，重點工作要明確落實到部門或崗位。
（5） 行文穩(wěn)健，樸實無華，文字洗練。
從制度的文風方面，要求行文穩(wěn)健、樸實，不用華麗的、帶有感情色彩的文學語言，文字的前后風格要保持一致，文字宜精煉、準確，不用含糊的語句和表述。
二、制度的編寫與實施程序
一般來說，一項制度從起草、編寫到實施的完整程序，包括十個步驟，即：調(diào)查研究—分析設計—起草—討論—修改—會簽—審定—頒布及試行—修訂—推動執(zhí)行。
步驟一：調(diào)查研究
在制定一項制度之前，需要開展基本的調(diào)查研究工作，其主要內(nèi)容包括：
（1） 了解國家、行業(yè)的法律、法規(guī)、政策，了解上級組織的有關(guān)規(guī)定。由于企業(yè)的很多制度涉及到遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)政策的問題，以及符合上級單位要求的問題，在制度設計之前，對這些方面的約束條件進行必要的研究，可以避免走彎路以及制度設計上出現(xiàn)大的問題。
（2） 了解本企業(yè)的制度、文件及執(zhí)行情況。通過研讀歷史資料，熟悉、了解本企業(yè)既往在此方面的規(guī)定、制度，以及在制度執(zhí)行方面面臨的問題，如此，才能對本次制度的設計做到心中有數(shù)，制訂出的制度才能更加契合本企業(yè)的需要。
（3） 了解設計意圖。通過與企業(yè)負責人以及本項制度建設的發(fā)起人、發(fā)起部門交流，了解本制度設計的意圖和目標，是確保制度設計符合管理需要的重要環(huán)節(jié)。
（4） 與制度的執(zhí)行人員進行溝通。在一線從事實際工作的人員，特別是從事該項工作時間較長、富有經(jīng)驗或成績顯著的人員，他們對本專業(yè)工作情況了解最深，對應該怎么做、如何能做好具有更為實戰(zhàn)的判斷力，聽取他們的意見，了解他們的經(jīng)驗和教訓，對于制度制訂的可操作性，具有實際的指導意義。
（5） 學習同行業(yè)的先進經(jīng)驗。在制度制訂之前，如有機會能夠與同業(yè)或標桿企業(yè)交流，參考其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，借鑒其實踐上卓有成效的操作程序和經(jīng)驗，不但能完善本企業(yè)的制度，還能對管理水平的提升大有裨益。但也應注意，成功企業(yè)的經(jīng)驗往往只能作為借鑒，還要結(jié)合企業(yè)的實際，有針對性地消化吸收，不能盲目照抄。
步驟二：分析設計
在充分調(diào)查研究的基礎上，需要對資料進行分析，對制度的框架進行系統(tǒng)設計，設計的過程中，要認真思考如下五個問題：
（1） 設計目標（為什么要起草這項制度？）
（2） 影響范圍（這項制度應當實施到怎樣的范圍，為什么？）
（3） 職責分工（誰與此制度有關(guān)，各自應當做什么？）
（4） 執(zhí)行程序（應當怎么干？）
（5） 控制活動（如何確保工作程序按照既定設計開展？）
（6） 考核獎懲（怎樣算干好？干好干不好結(jié)果怎么？）
步驟三：起草
基于調(diào)研及分析設計，進行制度的起草工作，起草的過程中要注意：
（1） 采用本企業(yè)規(guī)章制度的撰寫框架與格式；
（2） 形式、風格、文風方面，符合前一章節(jié)所述的制度編寫要求；
（3） 對于尚不確定的職責權(quán)限、流程、考核機制等，可以先按照起草人的理解提出一個初步方案，或同時提出2-3個備選方案，在文中注明，供后續(xù)討論確定。
（4） 制度起草所參照的法律法規(guī)、政策文件，應在文中注明，并以附件的方式留存，以備討論。
步驟四：討論及征求意見
制度初稿起草完成之后，起草部門需組織相關(guān)部門進行第一輪討論，討論內(nèi)容包括：
（1） 制度方案是否符合設計的初衷？
（2） 制度的內(nèi)容框架是否全面？
（3） 職責權(quán)限的分配是否合理、明確？
（4） 制度內(nèi)容和流程是否科學合理、具有操作性？
（5） 制度的檢查與考核是否客觀、有效？
（6） 本制度與其他制度是否存在沖突，沖突點在哪里？
（7） 制度實際執(zhí)行中，可能面臨的問題和挑戰(zhàn)是什么？
在第一輪討論之后，一般會呈交公司管理層聽取意見。
步驟五：修改
針對討論及征求意見的結(jié)果，由制度起草部門對制度初稿進行修改。
步驟六：會簽
制度初稿完成后，由制度起草部門負責組織各相關(guān)部門領導進行會簽。各部門領導需認真研讀，出具會簽意見。會簽工作一般應在約定的數(shù)個工作日內(nèi)完成，特殊情況需延長時間的，需向主辦部門說明。總經(jīng)理具有會簽文件的最終定奪權(quán)，在文件會簽表上標注最終意見。
步驟七：審定
制度會簽完成后，如制度等級有要求，還要由制度起草部門根據(jù)權(quán)限上報總經(jīng)理辦公會或董事會進行最后的審定。審定工作將確定制度的頒布日期、試行日期及解釋單位。
步驟八：頒布及試行
制度審定完畢，按照既定的程序和要求，由制度主管部門負責發(fā)布，發(fā)布的規(guī)范如第三章第三節(jié)《制度發(fā)布的規(guī)范性要求》所示。
制度的試行，主要適用于那些被認為在進行一個階段的實踐之后有可能進行修改或修訂的制度。通常，試行的制度需要在標題中加注稿本標記，一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。
在試行期間，制度具有正式的法定效力。
步驟九：修訂
制度的修訂有三種情況：
（1）在制度試行期間，通過定期和不定期的審查，以及發(fā)起者、使用者、監(jiān)督者的信息反饋，可能會發(fā)現(xiàn)制度中存在一定的問題，需要進行修訂；
（2）制度頒布且運行了一段時間之后，業(yè)務背景、組織架構(gòu)、人員等與當時制度頒布的環(huán)境已經(jīng)相去甚遠，制度的適用環(huán)境已經(jīng)不再，需要進行修訂；
（3）大規(guī)模的戰(zhàn)略調(diào)整、組織調(diào)整、流程調(diào)整之后，整個制度體系已經(jīng)不適應于當前的情況，需要進行大范圍的修訂。
對規(guī)章制度進行修訂的程序，視其情況不同，類似或等同于制度制訂的過程，簡單概括，修訂程序如下：
（1） 收集發(fā)起部門意見、國家行業(yè)法規(guī)、員工建議等信息；
（2） 對擬修訂的內(nèi)容進行修訂，形成制度修訂草案；
（3） 針對草案組織相關(guān)部門討論，員工討論，聽取領導意見，進行梳理、歸類和總結(jié)；
（4） 對草案進行修改；
（5） 領導會簽及上報總經(jīng)理辦公會或董事會；
（6） 定稿及發(fā)布。
步驟十：推動執(zhí)行
制度執(zhí)行過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)執(zhí)行力差、監(jiān)督落實不到位等問題。為了避免制度流于形式，應從以下幾個方面做起：
（1） 發(fā)揮主管領導在制度執(zhí)行中的以身作則作用；
（2） 營造執(zhí)行文化，提高全員的制度執(zhí)行意識；
（3） 不斷修訂、優(yōu)化和調(diào)整制度與程序，始終保持良好的適用性；
（4） 建立監(jiān)督、考核與責任追究機制，保障制度的有效執(zhí)行。
三、制度編寫中的常見問題
在制度編寫時，應注意避免以下七種情況：
第一，草率從事：為了應付上級要求，草草制定出一份管理規(guī)章，不向企業(yè)員工宣布，當然更談不上執(zhí)行；
第二，前后沖突：制度條文與現(xiàn)行政策、法規(guī)相抵觸，且無明確的解釋和說明；
第三，違背常理：制度規(guī)定過于嚴苛，懲罰措施過重，容易導致員工抗拒心理，反而有礙制度的執(zhí)行；
第四，自相矛盾：同一制度前后條文互不銜接、自相矛盾，讓人無所適從。
其五，詞不達意：咬文嚼字，文字冗長，語言生硬，表意不清，令人難以領會。
其六，舍本逐末：大量無關(guān)緊要的條文降低了重要條文的分量，細枝末節(jié)過多，不便記憶，影響管理制度的宣貫執(zhí)行。
其七，尺度失當：條文過寬，起不到約束作用；或條文過于具體，實際工作中又難以執(zhí)行，或執(zhí)行起來反而降低效率。
