規(guī)范的文書(shū)寫(xiě)作是行政機(jī)關(guān)和公司(企業(yè))執(zhí)行規(guī)章制度和步入規(guī)范化管理的重要依據(jù)。對(duì)公文寫(xiě)作來(lái)說(shuō)，無(wú)論是闡述觀點(diǎn)、組織材料，還是結(jié)構(gòu)布局、語(yǔ)言運(yùn)用還是字體、字號(hào)等，都有一套特定嚴(yán)格的規(guī)范要求。
（一）公文類(lèi)文件的形式要求
根據(jù)不同的要求，公文文件包含不同的內(nèi)容，但主體格式是基本一致的，內(nèi)容要素主要包括版頭、主體、版記三個(gè)部分。
1. 版頭，是指公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分。
一般來(lái)說(shuō)，版頭字體為仿宋，字號(hào)小初，加粗，文字顏色為紅色；分隔線為2.5磅粗直線。文字和分隔線均居中。
2. 主體，是指公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分。
（1）主體從版頭下空一行開(kāi)始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫(xiě)、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
（2）標(biāo)題一般用2號(hào)宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。
（3）發(fā)文字號(hào)一般用3號(hào)仿宋，編排在標(biāo)題下方，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“[ ]”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。
（4）正文一般用3號(hào)仿宋字，編排于發(fā)文字號(hào)下空一行的位置，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
（5）附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。
（6）發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說(shuō)明）一行，發(fā)文單位一般向右對(duì)齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下，以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓?jiǎn)挝蝗Q(chēng)和成文日期，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下署名、印章或成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
（7）附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。
（8）附件：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題用2號(hào)宋體，加粗，居中編排。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。
3．版記，是指公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。
（1）版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一頁(yè)的下邊緣重合。
（2）主送、抄送部門(mén)：一般用4號(hào)仿宋，在印發(fā)日期之上、左空一字編排。“主送”“抄送”二字后加全角冒號(hào)和報(bào)送部門(mén)全稱(chēng)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)報(bào)送部門(mén)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。既有主送部門(mén)又有抄送部門(mén)時(shí)，主送部門(mén)應(yīng)置于抄送部門(mén)之上一行，之間不加分隔線。
（3）印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。
（4）頁(yè)碼：一般用4號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
（二）公文處理與公文管理。
1.發(fā)文處理
發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫(xiě)《公文稿紙》、按照《發(fā)文流程》分別由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、總經(jīng)理批示、行政部門(mén)（如：辦公室）人員編寫(xiě)文號(hào)、用印、分發(fā)、存檔等。
（1）擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門(mén)負(fù)責(zé)，涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的，由主辦部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)協(xié)商起草。
（2）分送：擬稿人草擬好公文，并填寫(xiě)《公文稿紙》，首先交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字；之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；最后報(bào)總經(jīng)理批示。
（3）修改：如公文在審核、會(huì)簽過(guò)程中需要做重大修改，應(yīng)注明具體修改意見(jiàn)，并交由承辦部門(mén)進(jìn)行修改，之后重新履行公文的流轉(zhuǎn)審核程序。
（4）公司所有公文統(tǒng)一由行政部門(mén)（如：辦公室）進(jìn)行編號(hào)、用印、分發(fā)和存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，應(yīng)附批復(fù)件。
（5）公文發(fā)布之前的會(huì)簽，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限執(zhí)行。一般情況下，以部門(mén)名義行文的公文由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，以公司名義行文的一般性公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，涉及全局性的重要公文，酌情由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批示和簽發(fā)。
2.收文處理
收文處理程序包括：登記、填寫(xiě)《文件呈閱表》、按照《收文流程》進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。
（1）登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文原則上對(duì)口受理；其他外部收文，如無(wú)明確目標(biāo)部門(mén)，則統(tǒng)一由行政部門(mén)負(fù)責(zé)處理。行政部門(mén)收文后，應(yīng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《文件呈閱表》，做好編號(hào)。
（2）分送。行政部門(mén)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與《文件呈閱表》一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
（3）承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時(shí)送達(dá)承辦部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文還需明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)及時(shí)辦理，有辦理時(shí)限要求的應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
（4）催辦和答復(fù)。收文部門(mén)要及時(shí)了解公文辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期處理，緊急公文可由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。對(duì)公文的辦理結(jié)果，收文部門(mén)應(yīng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位。
（5）存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由行政部門(mén)歸檔，以確保文檔的完整。
（6）任何部門(mén)和個(gè)人收到公文，應(yīng)及時(shí)送達(dá)行政部門(mén)，按規(guī)定程序辦理。
3.保密規(guī)定
（1）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā)；
（2）已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專(zhuān)職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷(xiāo)毀，內(nèi)容不得泄漏和外傳；
（3）已歸檔的公文如需查閱，應(yīng)按公司保密管理規(guī)定、檔案管理規(guī)定借閱。
