公文即公務(wù)文書。公務(wù)文書是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件。無論從事行政管理還是專業(yè)工作，都要學(xué)會通過公文來傳達政令、組織活動、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理事務(wù)，使得各項工作正確、高效地開展。

1.公文的特點

（1）法定性：公文具有特定效力，具有行政機關(guān)或企業(yè)賦予的效能和影響力，是具有法律效力的文件。

（2）工具性：公文具有工具性，它的用途僅限于傳達政策及組織決定，明確各項重要工作的組織原則、程序與責(zé)任等，學(xué)習(xí)起來相對容易，也不具有審美等其他形式的要求。

（3）規(guī)范性: 各種類型的公文都有明確規(guī)定的格式，且必須符合黨和國家的法律、法規(guī)、方針、政策及有關(guān)規(guī)定，它的格式、行文程序也必須遵循一定的要求。

（4）時效性：公文具有時效性，應(yīng)在最適宜的時間精確發(fā)布，且只在特點的時段或時期內(nèi)有效。公文處理必須迅速及時，不失時效，必須健全制度，簡化手續(xù)，增強時間觀念，保證公文盡快處理。

（5）保密性：公文的保密要符合要求，必須嚴格執(zhí)行保密制度，嚴格控制擬稿過程、處理過程。

2.公文的種類

寫作公文前應(yīng)首先明確本次行文所要表達的意圖，選擇適當?shù)男袨轶w例，再動筆寫，這樣寫出的公文才能適當、適用、有效。按照我國國務(wù)院辦公廳的規(guī)定，通用公文包括：

（1）公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

（2）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

（3）公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（4）通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。

（5）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（6）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（7）議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（8）報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（9）請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（10）批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

（11）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（12）函適：用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。

（13）紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

（14）決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

（15）公報：適用于公布重要決定或重大事項。

具體到企業(yè)公文，也有不同的體例要求，如：

（1）從行文關(guān)系來看，有上行文、平行文、下行文三種關(guān)系。

（2）從行文作用來講，有指揮性、規(guī)范性、請示性、通知性、記錄性、報導(dǎo)性等各種類型。